Wenn nur eine Person das System versteht: Wissensmonopole auflösen
In fast jedem gewachsenen System gibt es einen Teil, bei dem immer derselbe Name fällt. Zuständig ist die Person meistens gar nicht, sie ist nur die einzige, die weiß, was dort passiert. Das ist ein Risiko, das sich nicht verschlimmert und deshalb selten Priorität bekommt. Es bleibt genau so, bis die Person kündigt, wechselt oder länger ausfällt.
Warum Dokumentation das Problem selten löst
Die übliche Antwort ist eine Maßnahme. Dokumentation wird angesetzt, Pairing eingeplant, vielleicht ein Wissenstransfer-Workshop terminiert. Ein halbes Jahr später steht alles unverändert da.
Der Grund dafür ist banal, wird aber selten ausgesprochen: Wissen lässt sich nicht abschreiben, solange der Bereich keine Grenze hat. Wer nicht sagen kann, wo etwas anfängt und wo es aufhört, kann es auch nicht übergeben. Die Dokumentation, die dabei entsteht, beschreibt dann Abläufe statt Verantwortlichkeiten und veraltet schneller, als sie gelesen wird.
Dazu kommt ein zweiter Effekt. Wenn eine Person der einzige Weg zu einem Bereich ist, laufen alle Änderungen über sie. Sie hat damit am wenigsten Zeit, das zu ändern.
Grenzen ziehen, bevor du Wissen überträgst
Die wirksamere Reihenfolge dreht das um. Zuerst bekommt der Bereich eine definierte Schnittstelle, dann lässt sich beschreiben, was hineingeht und was herauskommt. Erst dann kann ein zweiter Mensch damit arbeiten, ohne vorher alles zu verstehen.
Das ist der eigentliche Unterschied. Eine Grenze verwandelt implizites Wissen über ein System in eine überprüfbare Aussage über eine Schnittstelle. Und überprüfbare Aussagen kann man testen, dokumentieren und übergeben.
Den kritischen Bereich identifizieren
Du brauchst dafür keine Analyse, sondern zwei Fragen an die Historie eures Projekts.
Erstens: Welche Änderungen im letzten Quartal brauchten eine bestimmte Person, obwohl sie nicht zuständig war? Der Bereich, der dabei am häufigsten auftaucht, ist euer Kandidat.
Zweitens: Was würde in den nächsten zwei Wochen passieren, wenn diese Person morgen nicht mehr da wäre? Die meisten Teams haben den Namen im Kopf, bevor die Frage zu Ende gestellt ist. Genau dort liegt das Risiko.
Der Weg in drei Schritten
- Charakterisierungstests schreiben. Bevor irgendetwas verändert wird, hältst du das aktuelle Verhalten fest, auch das, was niemand für richtig hält. Wie das geht, steht im Leitfaden Legacy Code Refactoring. Diese Tests sind später der Beweis, dass die Extraktion nichts kaputt gemacht hat.
- Die Schnittstelle definieren. In fachlichen Begriffen, nicht in technischen. Ab diesem Punkt existiert eine Beschreibung des Bereichs, die nicht im Kopf einer Person liegt.
- Den Bereich herauslösen. Welche Kriterien dabei helfen und in welcher Reihenfolge du vorgehst, steht im Leitfaden Welchen Bereich du zuerst herauslöst.
Die Person, die den Bereich bisher allein getragen hat, sollte diese Arbeit begleiten, aber nicht allein machen. Sonst entsteht dasselbe Monopol an einer neuen Stelle.
Was sich für das Team ändert
Bei einem Auftraggeber hingen Betrieb und Störungen jahrelang an denselben zwei Leuten. Jede Unregelmäßigkeit landete bei ihnen, und ihre Wochen gingen dafür drauf, den Betrieb aufrechtzuerhalten statt ihn weiterzuentwickeln.
Nach dem Umbau halten sie das System nicht mehr am Leben, sondern arbeiten wieder an Dingen, die etwas voranbringen. Eine belastbare Zahl zur Verfügbarkeit habe ich für diesen Fall nicht, wohl aber die Beobachtung, dass die beiden vorher jede Woche Zeit verloren haben, die sie jetzt anders einsetzen.
Für die Personalplanung ist das der eigentliche Punkt. Wissensmonopole binden nicht nur Risiko, sie binden Kapazität, die in keiner Auslastungsrechnung als gebunden auftaucht.
Fazit
Wissensmonopole sind kein Kommunikationsproblem und lösen sich deshalb nicht durch mehr Kommunikation. Sie entstehen, wo ein Bereich keine Grenze hat, und verschwinden, wenn er eine bekommt. Die Reihenfolge lautet: erst abgrenzen, dann testen, dann herauslösen, dann übergeben. Wer bei der Übergabe anfängt, hat in einem halben Jahr dieselbe Lage.
Willst du wissen, welcher Bereich bei euch an einer einzelnen Person hängt? Im kostenlosen Herauslöse-Check gehen wir das in einer halben Stunde durch.